Perkembangan teknologi informasi memberikan dampak signifikan dalam efisiensi administrasi pendidikan, terutama pada pencatatan kehadiran siswa yang masih mengandalkan metode manual. SMP Widya Darma Surabaya, sejak berdiri di bawah Yayasan Pendidikan Widya Darma pada 1982, menghadapi masalah kesalahan input, kehilangan data, dan proses rekap yang memakan waktu.
Melalui Mata Kuliah Informatika untuk Masyarakat Telkom University Kampus Surabaya, kami para mahasiswa berkolaborasi dengan dosen pembimbing untuk menerapkan solusi absensi digital menggunakan Google Form (Padang Mahondang Kecamatan Pulau Rakyat Asahan Wulan Sari, n.d.) dan analisis data di Microsoft Excel dengan formula COUNTIF serta Conditional Formatting (Novita et al., n.d.). Diharapkan solusi ini mampu mempercepat, mengefisienkan, dan meningkatkan akurasi pencatatan kehadiran sambil membangun literasi digital peserta.
Pelatihan Data Analyst untuk SMP Widya Darma Surabaya
Pelatihan dilaksanakan oleh Tim Informatika untuk Masyarakat Telkom University Kampus Surabaya. Tim kami terdiri dari lima anggota mahasiswa, yaitu:
- Syarif Hidayatullah (Ketua)
- Handy Arfiano Hastyawan
- Jordan Wijayanto
- Ferdinand Dwi Erdy Putra
- Reyza Syaifullah Sully
Bersama dosen pembimbing Vessa Rizky Oktavia, S.Kom., M.Kom., pelatihan dilaksanakan di ruang kelas 8 SMP Widya Darma Surabaya, Wonokromo, pada 10 April 2025.
Dalam sesi awal, tim melakukan survei kendala, wawancara dengan guru, serta penyusunan materi pelatihan untuk memastikan kebutuhan pengguna benar-benar dipahami dan disesuaikan dengan kondisi di lapangan.
Sesi utama mencakup:
- Pembuatan formulir absensi digital menggunakan Google Form
- Pengelolaan data di Google Sheets
- Ekspor data ke Microsoft Excel untuk analisis lanjutan
Analisis pola kehadiran dilakukan dengan formula COUNTIF dan penggunaan Conditional Formatting, lalu hasilnya divisualisasikan dalam grafik kehadiran yang informatif.
Contoh Tabel Analisis Absensi
Berikut contoh tabel rekapitulasi absensi beserta perhitungan menggunakan rumus COUNTIFS di Microsoft Excel:
Rumus:=COUNTIFS(Database!$B:$B, "Matematika", Database!$D:$D, B2, Database!$E:$E, "Hadir")
Variasi rumus serupa digunakan untuk jenis kehadiran lainnya seperti izin, sakit, dan alfa. Rumus ini memungkinkan penghitungan jumlah kehadiran setiap siswa secara otomatis.
Dampak dan Harapan Ke Depan
Sebagai bagian dari mata kuliah Informatika untuk Masyarakat, tim kami bersama dosen pembimbing telah menyelenggarakan rangkaian modul pembelajaran dan pelatihan praktis mengenai penggunaan Google Form dan Microsoft Excel untuk absensi.
Modul ini mencakup:
- Teknik pembuatan formulir digital
- Analisis data menggunakan fungsi COUNTIF dan Conditional Formatting
- Pembuatan dashboard sederhana
Meskipun hasil pengukuran dampak jangka panjang masih dalam tahap observasi, umpan balik awal dari siswa menunjukkan peningkatan pemahaman dan kesiapan menggunakan sistem digital.
Ke depannya, rekomendasi bagi sekolah dan pemangku kepentingan adalah:
- Meneruskan pelatihan lanjutan
- Melakukan evaluasi berkala untuk mengukur efektivitas
- Menambahkan fitur notifikasi otomatis, integrasi API dengan platform manajemen sekolah, dan dashboard real-time
Pencatatan kehadiran yang akurat dan efisien tetap menjadi fondasi penting bagi pengambilan keputusan pendidikan dan evaluasi kinerja siswa. Oleh karena itu, pengembangan berkelanjutan terhadap sistem digital ini perlu mendapat perhatian serius.
Referensi
- Novita, D., Prihatini Sihotang, F., & Khairani, S. (n.d.). Pelatihan Penggunaan Microsoft Excel untuk Mengolah Data bagi Siswa/i SMK Bina Cipta Palembang. Universitas Multi Data Palembang. https://doi.org/10.35957/fordicate.v2i1
- Padang Mahondang Kecamatan Pulau Rakyat Asahan Wulan Sari, O. (n.d.). Pelatihan Pemanfaatan Google Form untuk Pendataan Absensi Siswa di MTS An-Nikmah Desa. FUSION: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat. https://jurnal.perima.or.id/index.php/ABP
Lampiran
Link Dokumentasi IUM: Google Drive Dokumentasi Kegiatan
Dosen Pembimbing: Vessa Rizky Oktavia, S.Kom., M.Kom.
Ketua Tim: Syarif Hidayatullah
Anggota Tim Mahasiswa:
- Handy Arfiano Hastyawan
- Jordan Wijayanto
- Ferdinand Dwi Erdy Putra
- Reyza Syaifullah Sully